Cuidar do estoque é uma importante tarefa de qualquer empresa. A falta desse cuidado é um erro de gestão que pode custar caro. Embora toda empresa saiba dessa importância, o que mais acontece é somente perceber quando os produtos aparecem avariados ou o rombo nos relatórios de sobras e faltas.
Físico X Virtual
O grande desafio desse cuidado com o controle de estoque, é sentido de maneira intensa, quando na hora da venda ao passar o produto, o estoque está negativado no sistema. Como pode o produto existir fisicamente na loja e no sistema a quantidade está divergente ou até negativo? Essa é uma situação cada vez mais real e por vários motivos.
Não aceite registrar, vendas de produtos, por descrição
Um dos grandes vilões das divergências do físico para o virtual (sistema) se dá na hora da venda, o operador na pressa de atender ou por descuido, busca o produto pela descrição, é aí onde mora o perigo. O mais comum é acontecer de um produto ser vendido pela descrição “muito parecida” que na realidade era outro produto.
Fuja dessa armadilha! Estabeleça critérios, tanto na loja de conveniência ou na venda de aditivos e lubrificantes, registrar a venda, somente pelo código de barras. Isso garantirá que o produto que está sendo vendido é exatamente o que foi registrado no sistema.
Inventário parcial
Com equipes cada vez mais enxutas, o aumento das rotinas diárias no posto, tem cada vez mais se avolumado. Fazer um inventário de toda loja, seja da conveniência ou dos lubrificantes é bastante desafiador.
Uma saída, seria fazer a contagem por grupos de produtos, por semana, até que fosse possível chegar ao fim de cada mês, com todo estoque verificado.
Prazo de Validade
Os benefícios de ter o estoque sobre controle são inúmeros. Entre esses, destacaríamos o resolver o problema com as avarias. Data de vencimento, dos produtos comprados, que chegam muito próximo de vencer, e o vencimento natural pelo fator rotatividade, são superados, com promoções, quando existe o cuidado dessa verificação no inventário parcial.
Quando isso não é observado, o desconforto e o transtorno sempre vêm. Aí o “corre-corre” para trocar produtos avariados com os fabricantes vira um grande pesadelo.
Organização na armazenagem
Com base na experiência vivida atendendo vários grupos de postos, percebe-se claramente, que quando se tem a preocupação na armazenagem dos produtos, o resultado na compra de mercadorias e problemas de avarias, são muito menores.
De forma simples e objetiva, uma regra áurea na armazenagem: “Cada macaco no seu galho”. Não permita, mesmo que tenha pouco espaço para isso, sempre tem um jeito para organizar materiais por gênero. Lubrificantes juntos com refrigerantes, parece absurdo né? Coletas de amostras de combustíveis com outros produtos de consumo? Quando se perde vendas e o produto está estocado, dentro do almoxarifado?
Por incrível que pareça isso são “cases” da vida real. Contudo, em meio a todas essas situações alarmantes, sobretudo que representam a realidade, vale a pena dedicar tempo para organizar seu estoque.
Auditoria externa
Tenho visto, quantas empresas veem seu dinheiro escorrer pelo ralo, quando apresentamos as divergências de sobras e faltas. Somente nesse momento, que foi possível sentir a dor, de não ter cuidado devidamente do capital, que está pendurado nas prateleiras.
Periodicamente, contrate alguma empresa especializada, para auditar. Pode ser que inicialmente a empresa entenda isso como mais um custo, quando na verdade, na apresentação dos relatórios, se entenderá a importância de atentar tão veementemente para este assunto.
Como bom gestor, não deixe para trocar a mercadoria quando ela se estragar. Entenda com isso, que não adianta chorar quando o prejuízo chegar.
Quando o assunto é gestão de estoque, prevenir cabe muito bem. Será pior remediar, ou seja, perder dinheiro.
Isso nenhuma empresa quer, nem pode se dar ao luxo de assim se permitir.